7 outils gratuits INDISPENSABLES pour télétravailler

Qu’est-ce Slack ? Slack est une entreprise américaine fondée à San-Francisco. Le produit consiste en une plateforme de communication collaborative. Avec Slack, les employés d’une entreprise s’envoient des messages destinés à faciliter le télétravail de groupe. L’application regroupe ainsi différentes conversations, organisées par thèmes ou par équipes.

Comment fonctionne Slack ? 

La plateforme de chat comprend, pour commencer, un fil de discussion intitulé “Général”, qui regroupe l’ensemble des participants. Chaque utilisateur peut aussi tenir des conversations confidentielles avec ses collègues, en one-to-one ou à plusieurs. Une fenêtre privée fait en outre office de bloc-notes personnel. Slack s'utilise par ailleurs aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. La plateforme facilite ainsi le télétravail, même en déplacement. 

Le grand avantage de Slack par rapport à sa concurrence, c’est qu'il permet d’archiver les documents partagés et les discussions passées. Un simple copier-coller suffit effectivement à joindre un fichier à sa conversation. Slack permet de surcroît de retrouver ces éléments grâce à un moteur de recherche performant. Ce système est ainsi particulièrement utile pour les nouveaux arrivants. Ceux-ci peuvent comprendre l’origine de toutes les décisions prises par l'entreprise à partir de ces archives.

Depuis quelques années, nous avons pris l’habitude d’enregistrer davantage nos fichiers sur le cloud que sur nos disques durs. Cette tendance permet, certes, d’améliorer la rapidité de fonctionnement de nos ordinateurs. La sécurité de nos fichiers n’est cependant que partiellement garantie. 

Pour contrecarrer ce manque potentiel de sûreté et continuer à télétravailler en toute quiétude, il existe Zed!. Cette plateforme est accessible via l’entreprise PrimX. Zed! est un dossier crypté selon le chiffrage AES 128. Il s’agit là d’un algorithme de chiffrement qui rend très difficile toute tentative de piratage. 

Comment utiliser Zed! ? 

Zed! s’emploie depuis une interface simple, qui ne nécessite aucune connaissance particulière. Il suffit de ranger dans le dossier crypté ses données sensibles et de choisir un mot de passe. L’utilisateur envoie ensuite le tout par email. Le destinataire ne peut, dès lors, accéder aux fichiers que s’il dispose lui aussi du mot de passe. 

Trois particularités sont à prendre en compte pour utiliser Zed! dans le cadre du télétravail : 

- le mot de passe reste plus sécurisé s’il est transmis par téléphone que par email,

- attention, aucun système de récupération du mot de passe n’existe,

- la plateforme n’est gratuite que pour deux utilisateurs, dans la limite de 200 Mo.

Monday peut se définir comme une solution de gestion de projets collaborative. Elle permet à une équipe de partager une vision commune des projets en cours et de leur avancement. Chaque télétravailleur y mentionne ses projets et donne à voir leurs évolutions. Dans le détail, les fonctionnalités de Monday sont nombreuses : - classement des projets en cours par catégories,

- organisation des projets en sous-projets,- possibilité, pour chaque catégorie ou sous-catégorie de projets d’y assigner un équipier,

- détail du niveau d’avancement des projets en temps réel.

Cette vidéo montre l'essentiel de l’organisation de cette plateforme de télétravail. Monday s’appuie sur des tableaux croisés, comme Excel, mais en plus complet. Les lignes sont des projets, les colonnes incarnent, au choix :

- une timeline,

- un délai,

- une catégorie,

- un responsable,

- une note,

- des chiffres.

Pour chaque ligne, et donc pour chaque projet, les télétravailleurs peuvent ouvrir un espace de discussion. Monday permet également d’automatiser certains processus. Les possibilités sont larges, et ce d’autant plus que la solution s’intègre à Slack, à Gmail ou encore à Trello. Certains tableaux Monday peuvent par ailleurs être privés : la gestion des autorisations est facile à prendre en main.

L’annonce du confinement en France a laissé peu de temps aux employés français pour organiser leur télétravail. Qui n’a pas rêvé, entre deux sorties masquées au supermarché, d’aller récupérer son ordinateur de bureau discrètement ? Teamviewer est un logiciel qui permet, justement, de prendre la main sur son PC à distance.

Comment utiliser Teamviewer ?

Premier préalable indispensable : installer le logiciel sur l’ordinateur de bureau et sur celui du domicile. Une fois l'ensemble mis en place, Teamviewer fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation : Windows, Mac, Linux, mais aussi sur mobiles iOS et Android. L’interface est, en outre, disponible en français. 

Quels avantages pour cet outil ? 

La solution Teamviewer s'utilise aussi bien sur un ordinateur allumé qu’éteint. Par ailleurs, la fonctionnalité “Remote printing” permet d'imprimer chez soi des documents de son ordinateur de bureau. Cette solution, qui est déjà utilisée par 400 000 télétravailleurs, offre par ailleurs de grandes garanties de sécurité. Il s’agit, enfin, d’un logiciel gratuit tant que son usage n’est pas commercial.

Entre réunions à distance et “apéro visio”, nos écrans commencent à connaître par coeur les visages de nos collègues. Whereby fait ainsi partie des outils de télétravail qui ont été plébiscités récemment. Cette plateforme, qui dans le passé s’appelait Appear.in, présente effectivement un avantage sur les autres solutions de visioconférences : elle ne nécessite pas d’installation. Les invités n’ont par ailleurs pas besoin de comptes utilisateurs pour l’utiliser.

Comment utiliser Whereby ?

Il s’agit d’une salle de réunion virtuelle, dite “room”. Jusqu’à 4 participants peuvent s’y connecter gratuitement. La procédure qui se met alors en place est simple : 

- l’initiateur de la rencontre se créée un compte,

- il choisit l’adresse URL de la “salle de réunion”,

- les invités ouvrent cet URL sur leurs ordinateurs respectifs,

- ils doivent ensuite accepter d’activer webcams et microphones.

Cet outil de home office présente plusieurs intérêts. Il s’utilise, d’abord, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. Nul besoin, dans ce dernier cas, d’installer une application. Les utilisateurs peuvent également partager leurs écrans. Whereby a par ailleurs récemment amélioré la sécurité de ses salles de réunion virtuelles. Les “rooms” Whereby sont ainsi “privées” par défaut. L’administrateur vérifie désormais les visages des invités avant de valider leur entrée dans la “room”.

Wetransfer existe maintenant depuis quelques années. La solution d’échange de fichiers a, pour ainsi dire, précédé les besoins des télétravailleurs que nous sommes aujourd’hui. Il s’agit pourtant d’une interface simplissime, qui existe en français, en anglais et en 6 autres langues. Dans sa version gratuite, cette plateforme en ligne permet d’envoyer des dossiers à hauteur de 2 Go par envoi.

Comment fonctionne Wetransfer ? Pas besoin d’inscription : l'utilisateur a juste à entrer son adresse email, celle de son destinataire, et à télécharger les documents à transmettre. Ceux-ci sont conservés sur le cloud pendant 7 jours. Cela signifie que le destinataire a 7 jours pour les ouvrir. Après cette période, les dossiers ne sont plus disponibles. Cette solution de télétravail existe par ailleurs sous forme d’applis Android et iOS. 

Si les entreprises favorisent Wetransfer à d’autres systèmes d’échanges - tels qu’un Drive ou Dropbox - c’est que Wetransfer se personnalise. Nombreuses sont les marques qui utilisent ainsi Wetransfer avec des images d’arrière-plan et des emails adaptés à leurs chartes graphiques. Même l’URL de destination est customisable au nom de la boîte

Beaucoup de télétravailleurs pratiquent déjà la prise de note collaborative grâce à des Word sur Drive, par exemple. Quel est l’intérêt de privilégier Rexpad ? Cette solution permet, pour commencer, de mettre les “listes” rédigées en commun côte à côte. Les utilisateurs obtiennent ainsi une vue d’ensemble des différents textes en cours de rédaction. Ils peuvent également déplacer les notes pour les organiser façon post-its.

Ce système de note collaborative fonctionne dans le même esprit que le format Markdown. Les télétravailleurs passent par des raccourcis simples à mémoriser pour structurer leurs textes en ligne sans perdre de temps. Autre intérêt : l’utilisateur peut exporter les notes finalisées sous format Word, Markdown ou HTML. Une liberté que n'offre pas une rédaction collaborative sur Drive.

Pour commencer à écrire en mode collaboratif sur RexPad, il suffit d’inviter ses collègues par emails. Ceux-ci y accèdent sans créer de compte. Leurs modifications se font en temps réel. Chaque note profite cependant d’un enregistrement simultané. Cela signifie que tous les textes bénéficient d’un historique qui recense les modifications, leurs auteurs et leurs dates.