7 astuces pour être EFFICACE en télétravail

La planification de votre travail est la première chose à faire. En effet, il ne sera pas possible de travailler efficacement en short ou en nuisette ! Réserver une pièce exclusivement à votre travail ou un coin d’une pièce spécialement dédié à votre dur labeur si ce n’est pas possible.

Faites-en sorte d’avoir un environnement de travail adapté : des meubles (au moins une table et un fauteuil) ergonomiques et suffisamment de place pour installer tout le matériel dont vous avez besoin de votre ordinateur à votre téléphone en passant par le moindre stylo. Il n’est pas question de vous lever toutes les trente secondes pour aller chercher une agrafeuse, une rallonge téléphonique, un crayon, une feuille de papier… 

Cela nuirait à votre organisation, à votre concentration et à votre efficacité et vous ferait perdre beaucoup de temps. Aussi avant même d’entamer votre première minute de travail, vérifiez attentivement à bien avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main autour de vous. Sinon, vous risquez de vous démotiver et de finir affalé(e) dans votre canapé à regarder la TV ou des séries.

L’organisation du temps de travail est le second nerf de la guerre d’un télétravail réussi et rentable. Le pire ennemi au travail est l’improvisation car elle peut vite mener à l’oisiveté, à la démotivation et à la perte de temps. Aussi, votre meilleur allié dans ce domaine sera un calendrier ou un planificateur papier ou numérique. 

Planifiez, par ordre de priorité chaque tâche et chaque mission en fonction des délais fixés (quotidiens, hebdomadaires, mensuels)... Inscrivez sur votre calendrier la date de commencement et de fin de chaque travail à faire. Fixez-vous des étapes intermédiaires en fonction de la limite temporelle de remise de votre travail. Par exemple, pour une mission à remplir en un mois, établissez des étapes quotidiennes et hebdomadaires. Dans tous les cas, fixez-vous ces calendriers quotidiens pour la semaine en avance.

Par exemple, établissez votre plan hebdomadaire au plus tard le dimanche précédent pour commencer dès le lundi matin du bon pied. De même, chaque soir, vérifiez si vous avez bien accompli toutes les tâches que vous aviez fixées pour la journée. Enfin, mettez-vous déjà en tête, même de façon générale, la liste des tâches du jour suivant. Ainsi, si vous avez par exemple du mal à vous motiver pour vous réveiller le matin, repassez-vous cette liste des tâches à faire pour la journée. Cela vous motivera pour vous lever et attaquer la journée à venir du bon pied !

Il est important, psychologiquement, que vous mettiez une frontière nette encore votre travail et votre vie privée.  A la maison, lorsque vous travaillez, vous devez être dans les conditions optimales pour rentabiliser votre temps et dans ce domaine comme dans d’autres : « l’habit fait le moine ! ». Il n’est pas question de mettre votre « uniforme de travail » habituel si vous avez des règles strictes d’habillage au bureau. Si vous y portez un costume-cravate et un tailleur et des escarpins à talons aiguilles, vous n’êtes pas dans l’obligation de les porter chez vous en travaillant sauf si c’est votre souhait.

Il ne faut pas non plus vous mettre à l’ouvrage dans une tenue trop négligée qui ne se différencierait pas de ce que vous mettez habituellement à la maison. Ceci afin d’opérer une distinction stricte avec votre temps de travail et conserver l’état d’esprit nécessaire à une bonne productivité. Aussi, évitez de travailler en survêtement, en sous-vêtements, en pyjamas, voire en short et en tongs ! Portez votre choix sur une tenue décontractée mais correcte. N’oubliez pas que si vous avez des réunions professionnelles en vidéo : apparaître à votre patron, à vos collègues, à vos inférieurs ou à vos supérieurs hiérarchiques, à vos clients… en tee-shirt troué ou en marcel ne sera peut-être pas du meilleur effet ni pour votre autorité ni pour votre image professionnelle !

Se mettre au télétravail ne veut certes pas dire se relâcher complètement mais ne signifie pas non plus travailler comme un(e) bagnard(e) quinze heures par jour sans manger et sans boire et sans quitter votre ordinateur des yeux. D’une part, vous risquez de vous lasser rapidement de votre travail ; d’autre part, travailler sans s’arrêter de cette façon n’est pas efficace. Si vous avez du mal à vous établir un planning de travail, calquez-vous sur vos horaires de bureau.

Faites un plan quotidien commençant par exemple à 9h00 et finissant à 18h 00 en fonction de vos horaires habituels. Prévoyez, par exemple, une pause à 11h00, un arrêt déjeuner à 13h00, une reprise à 14h00, une nouvelle pause à 16h00 et un arrêt à 18h00… Sinon, établissez votre propre horaire quotidien mais surtout respectez cette discipline sans vous accorder plus de temps que prévu pour finir une partie de jeu vidéo, pour regarder une série sur une plateforme de vidéos à la demande ou pour continuer à consulter vos comptes Facebook, Instagram, Twitter… en vous disant que vous rattraperez le temps perdu plus tard. Cela marche rarement et provoque une désorganisation dommageable pour votre efficacité.

Si vous voulez vraiment conserver la maîtrise de votre travail, respectez à la lettre l’horaire fixé au jour le jour ! Si vous êtes plus productif(ve) le matin ou le soir, mettez en place un autre horaire ou décalez-le par rapport à celui du bureau mais fixez-vous au moins le même temps de travail (sept ou huit heures) et surtout : tenez-vous-y strictement pour ne pas décrocher et vous retrouver à travailler tout à coup quinze heures par jour en vous rappelant que vous avez à rendre votre projet le jour suivant !

Dans le prolongement du paragraphe précédent, il est certes bon de vous tenir à votre planning horaire de travail mais vous devez aussi vous aménager des moments de distraction. Ils vous permettront de décompresser, de vous changer les idées, de vous relaxer, d’avoir une activité physique, d’exercer vos passe-temps, de lire. C’est important aussi bien pour votre santé physique que pour votre équilibre psychique.

Si vos activités de loisirs vous demandent plus que le temps de vos pauses de travail, exercez-les en dehors de vos horaires de travail. Par exemple, avant 9h00 ou après 18h00. N’empiétez surtout pas sur vos horaires de travail. Quand vous en avez la tentation, dites-vous que, si vous étiez à votre bureau, ce ne serait pas possible. Par exemple, vous ne pourriez pas y faire une séance de stretching, une session de yoga ou de méditation, regarder votre série préférée à la télé, prendre un bain… sauf si l’activité en question ne vous demande pas plus de temps que la durée de votre pause !

Bougez un minimum pendant vos pauses car la sédentarité prolongée est mauvaise pour la santé, le dos, la musculature, vos yeux si vous travaillez sur écran... Aussi, entre deux séances de travail reposez-vous, changez-vous les idées, écoutez des chansons, lisez des histoires drôles, consultez vos comptes de médias sociaux… mais remettez-vous impérativement au travail aux heures inscrites sur votre planning.

Travailler à la maison, notamment si vous êtes seul(e) ou sans voire personne de la journée, peut s’avérer dommageable pour votre efficacité et votre caractère sauf si vous avez un tempérament solitaire. Même dans ce cas ou si vous ne vous rendez jamais au bureau de la semaine, il peut se produire un phénomène de décrochage par rapport à votre travail. Comme en amour, le fameux proverbe « Loin des yeux, loin du cœur » s’applique dans le domaine professionnel. Avec l’éloignement les liens humains se distendent, aussi bien en amour qu’au travail.

Les clients peuvent vous oublier, les relations d’autorité s’étioler, la confiance se déliter… Si vous ne travaillez qu’à temps partiel ou à mi-temps, cela peut encore aller car vous avez une présence physique régulière au bureau. Cependant, si vous passez la semaine, quinze jours ou plus sans y retourner, vous pouvez perdre le lien professionnel et psychologique. Dans tous les cas, établissez des contacts réguliers avec votre environnement de travail habituel.

Ce sera plus facile si vous travaillez en équipes et que vous avez des réunions régulières de travail au téléphone ou en visioconférence. Si ce n’est pas le cas et que votre profession nécessite peu de contacts professionnels avec votre entreprise ou vos clients, établissez votre propre calendrier de contacts avec votre milieu de travail. Cependant, ne dérangez pas vos contacts professionnels toutes les cinq minutes, surtout pour échanger des potins. Ne passez pas non plus des heures en vidéoconférence pour passer le temps ou dire en une heure ce que vous pourriez expliquer en dix minutes ! Rationalisez votre temps de parole pour ne pas trop empiéter sur votre véritable temps de travail et votre productivité.

Le télétravail, c'est une façon de travailler, de s’organiser et de se comporter qui demande d’acquérir des réflexes et des habitudes nouvelles mais aussi d’avoir des outils collaboratifs efficaces. Outre évidemment l’équipement informatique et numérique, vous devez installer des outils spécifiques au télétravail.

Avant de vous lancer dans le télétravail, assurez-vous d’avoir les mêmes outils de communication que vos interlocuteurs professionnels pour communiquer plus facilement. Ainsi des plateformes d’échanges comme Skype, WhatsApp, Google Hangouts, Zoom, Messenger… sont fortement recommandées. Ces messageries instantanées (IM) gratuites, téléphoniques et/ou vidéo, permettent de maintenir un contact humain. Vos contacts professionnels vous verront en tenue et dans un environnement de travail, ce qui renforcera votre autorité et votre crédibilité. En vous voyant, ils se rendront compte que vous travaillez et que vous n’êtes pas en short et en marcel dans votre canapé.

Vous pouvez aussi employer des applications de gestion de projet tels que Airtable ou Trello. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser des espaces de travail en ligne comme Slack, des services de partage de fichiers, de tableaux, de présentation sécurisés comme Google Drive, Microsoft Onedrive, Dropbox…