7 questions avant de signer votre reçu pour solde de tout compte au part de votre entreprise

Lorsque votre contrat de travail prend fin pour une raison quelconque – licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, fin de contrat de mission, départ en retraite volontaire, mise à la retraite d’office ... l’employeur vous remet obligatoirement quatre documents appelés documents de fin de contrat désignant le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte, l’attestation France Travail, et l’état récapitulatif de l’épargne salariale.

Le certificat de travail ne suscite pas foncièrement de conflit à l’exception parfois de situations où l’employeur par mauvaise malice ou désinvolture ne délivre pas ce document malgré la relance du salarié.

Les mentions figurant sur le certificat de travail sont limitativement énumérées par la loi à savoir les dates d’embauche et de sortie et les emplois occupés. Aucune mention non listée par la loi ne peut figurer sur le certificat de travail.

Obligatoire l’attestation France Travail permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations-chômage. Elle peut susciter des conflits lorsque l’employeur s’abstient de la délivrer ou encore refuse de corriger les mentions erronées qui y figurent. Dans ce cas, après mise en demeure adressée à l’employeur le salarié doit saisir le Conseil des prud’hommes en référé c’est-à-dire en procédure d’urgence afin qu’il ordonne à l’employeur la remise de ce document sous astreinte.

Document dont la remise est obligatoire lors du départ du salarié de l’entreprise, l’état récapitulatif de l’épargne salariale ne semble pas susciter de conflits salarié/employeur.

Parmi les quatre documents dont la remise est obligatoire c’est évidemment le reçu pour solde de tout compte qui concentre les oppositions employeurs/salariés parce qu’il y a forcément un enjeu financier.

Deux logiques s’opposent catégoriquement.

L’employeur qui pense avoir payé au salarié tout ce qu’il lui devait veut juste tourner la page au plus vite et ne plus entendre parler de celui qui vient de quitter l’entreprise. Pour le salarié, c’est un autre son de cloche, il trouve injuste d’avoir été privé de sommes qui lui sont dues et n’entend pas y renoncer.

La remise du reçu pour solde tout compte est-elle obligatoire ? Oui absolument, le reçu pour solde de tout compte est obligatoire, la loi l’indique clairement.

Le reçu pour solde de tout compte, établi par l'employeur et dont le salarié lui donne reçu, fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail indique l’article L1234-20 du Code du travail.

Cet article confère un caractère impératif (obligatoire) à l’établissement du reçu pour solde de tout compte à l’occasion de toute rupture du contrat de travail, rappelle la Direction Générale du Travail (DGT) dans une circulaire.

De son côté, la Cour de cassation rappelle régulièrement notamment dans un arrêt de l’année 2013 le caractère obligatoire du reçu pour solde de tout compte.

L’apurement des comptes est obligatoire au jour du départ du salarié de l’entreprise. 

Quelle qu’en soit la raison – licenciement, pour motif personnel ou pour motif économique, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, fin de mission, départ en retraite choisie ou subie … le départ de l’entreprise est le grand moment d’apurement des comptes qui existent forcément entre l’employeur et son salarié.

L’employeur doit faire les comptes et régler au salarié toutes les sommes qui lui sont dues. Bien évidemment, l’employeur doit établir un dernier bulletin de paie et effectuer les retenues de cotisations sociales, de CSG, de CRDS ...

Salarié, conservez soigneusement le dernier bulletin de paie et bien sûr le reçu pour solde de tout compte.

L’employeur ne peut pas supprimer une prime ou un autre avantage salarial au motif que le salarié est en passe de quitter l’entreprise. Il doit toucher la prime ou l’avantage au prorata de sa présence au cours de l’année de départ.

Un salarié qui, par exemple quitte l’entreprise le 31 mars a droit à un prorata de 3/12^ème de la prime de 13^ème mois.

Tout le monde en est d’accord, le reçu pour solde de tout compte est un document obligatoire mais que doit-il contenir précisément ? L’article L 1234-20 du Code du travail exige que le reçu pour solde de tout compte fasse l’inventaire des sommes versées au salarié.

Par inventaire, il faut comprendre un relevé détaillé de toutes les sommes qui sont versées au salarié lors de son départ de l’entreprise.

Selon la jurisprudence de la Cour de cassation, un reçu pour solde de tout compte qui se contente d’indiquer un montant global n’est pas valable car il n’est pas établi conformément à la loi. De la même façon, un bulletin de paie ne remplace pas le reçu pour solde de tout compte. A plusieurs reprises la Cour de cassation a jugé que le reçu pour solde de tout compte faisant état d’une somme globale et qui renvoie pour le détail des sommes versées au bulletin de paie n’est pas valable.

La loi indique que le reçu pour solde de tout compte établit l’inventaire, cela signifie qu’il s’agit d’un relevé détaillé des sommes versées au salarié.

Chaque somme inscrite sur le reçu pour solde de tout compte doit correspondre à un poste suffisamment précis, indique la Cour de cassation. Par exemple, salaire du mois de…, indemnité de congés payés, prorata de gratification de 13^ème mois, indemnités compensatrices de préavis, indemnité de licenciement, indemnités de RTT … avec indication du montant pour chaque poste.

La Cour de cassation rappelle que peu importe si un reçu pour solde de tout compte est rédigé en termes généraux, seul compte le détail poste par poste des sommes qui y sont mentionnées.

Comme son nom l’indique, le reçu pour solde de tout compte est le document indiquant l’apurement des comptes employeur-salarié, et le paiement des sommes qui lui sont dues en les détaillant poste par poste. La code du travail dispose que l’employeur établit le reçu pour solde de tout compte lors de la rupture du contrat de travail.

Mais précisément à quel moment ? Il faut distinguer selon que le licenciement a lieu pour faute grave ce qui prive le salarié du droit au préavis, du cas où le licenciement n’est pas motivé par une faute grave.

En cas de licenciement pour faute grave, l’employeur délivre le reçu pour solde de tout compte au salarié dès la rupture du contrat qui intervient au moment de la notification du licenciement.

Dans les autres cas, le reçu pour solde de tout compte est délivré le dernier jour du préavis qu’il soit exécuté ou non.

Attention. Salariés, en signant le reçu pour solde de tout compte vous attestez que vous avez bien reçu le paiement des sommes qui y sont mentionnées. Ne signez jamais le reçu pour solde de tout compte si vous n’avez pas reçu le paiement effectif des sommes qu’il indique.

Prenez le temps d’étudier ce document et d’effectuer toutes les vérifications avant d’y apposer votre signature. La loi ne fixe pas au salarié de délai pour signer le reçu pour solde de tout compte, elle ne dit pas non plus qu’il a l’obligation de signer ce document.

Pour vous conseiller sur vos droits en la matière, Il existe de nombreuses consultations juridiques gratuites réalisées par les syndicats, chaque ordre des avocats dans les Palais de justice ...

Que se passe t’il si un reçu pour solde de toute compte n’a pas été signé par le salarié ?  Il ne se passe rien. Selon la jurisprudence constante de la Cour de cassation un reçu pour solde de tout compte non signé par le salarié n’a aucune valeur, il ne libère pas l’employeur des sommes dues au salarié (Cour de cassation Chambre sociale 14/11/2024 n° 21-22-540).

Dans ce même arrêt, la Cour de cassation rappelle que le reçu pour solde de tout compte est quérable et non portable. Cela signifie que l’employeur n’a pas l’obligation de l’envoyer, il peut le tenir à disposition du salarié en lui demander de passer le prendre.

Employeur, si vous avez payé son dû au salarié, vous avez tout intérêt à établir le reçu pour solde de tout compte et le soumettre à la signature du salarié. Si vous n’avez pas réglé son dû au salarié, il est inutile d’établir un reçu pour solde de tout compte : le salarié, c’est normal ne le signera pas.

L’article 1234-20 du Code travail met à la charge de l’employeur l’obligation d’établir un reçu pour solde de tout compte qui relate sous forme d’inventaire détaillé les sommes versées c’est-à-dire détaillées poste par poste. L’article D 1234-7 du Code du travail exige que le reçu pour solde de tout compte soit établi en deux exemplaires et qu’il en soit fait mention sur ce document.

Un exemplaire du reçu pour solde de tout compte est obligatoirement remis au salarié. Il n’existe pas de modèle type officiel de reçu pour solde de tout. L’intérêt de l’employeur est que le reçu pour solde de tout soit rédigé de manière claire, complète et précise. L’employeur peut le faire signer par internet, il n’est pas obligatoire que la signature du salarié soit apposée sur un support papier.

Attention, salarié ne signez le reçu pour solde de tout compte que si le virement de ce qui vous est dû est effectivement arrivé sur votre compte bancaire. S’il s’agit d’un chèque bancaire, attendez de l’avoir encaissé avant de signer le reçu pour solde de tout compte.

Mieux vaut obtenir que votre dû vous soit versé au moyen d’un virement bancaire, c’est plus sécurisant que le chèque bancaire.

Nom et adresse de l’entreprise employeur

Siret n° … Code Naf n° …

REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE

Je soussigné Madame/Monsieur … (nom et prénom du salarié)

Demeurant … (adresse du salarié) reconnais avoir reçu ce jour par Virement (ou chèque bancaire n° ... tiré sur la banque …), de la société … (nom de l’entreprisse employeur) pour solde tout compte la somme nette de … € (indiquer le montant en chiffres et en lettres) figurant sur mon bulletin de paie du mois de … (indiquer la date du dernier bulletin).

Cette somme m’est versée en paiement des éléments listés ci-dessous, étant précisé que les montants sont indiqués en montants bruts avant déduction des cotisations et contributions sociales salariales.

Indiquer poste par poste la somme, par exemple:

- Salaire du mois de … montant … €

- Indemnités compensatrices de congés payés … €

- Indemnité compensatrice de préavis … €

- Indemnité de licenciement … €

- Prorata de gratification de 13ème mois … €

- Remboursement de frais de véhicule

- Impôt sur le revenu prélevé à la source (montant retenu).

Conformément aux dispositions de l’article L 1234-20 du Code du travail, je reconnais être informé de la possibilité de dénoncer le présent reçu pour solde de tout compte dans les six mois suivant sa signature par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Passé ce délai, je ne pourrai plus contester les sommes qui y sont mentionnées.

Le présent reçu pour solde de tout compte a été établi en deux exemplaires, dont un m’est remis.

Fait à … (ville) le … date

Bon pour règlement de la somme nette de … €

Signature de l’employeur

Bon pour acquit de la somme nette perçue de … €

Signature du salarié.

*Modèle donné à titre indicatif.

Quelle est la portée d’un reçu pour solde de compte ? Le salarié peut-il le contester après l’avoir signé ? Pendant combien de temps ? Une certitude, signer un reçu pour solde de tout compte n’interdit pas de le contester, de le dénoncer dans le langage juridique. La loi entend restreindre les effets du reçu pour solde de tout compte tout en protégeant l’employeur.

Aux termes de l’article L1234-7 alinéa 2 du Code du travail, le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. Peu importe que ce document soit rédigé en termes généraux du moment qu’il indique le détail de chaque poste.

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter.

1) le salarié n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte

La signature du salarié est un élément essentiel du reçu pour solde de tout compte. Non signé par le salarié, il est sans valeur.

C’est logique, un document non signé ne peut pas démontrer que l’employeur a versé son dû au salarié. Seule la signature sur le reçu pour solde de tout compte atteste que le salarié a bien encaissé les sommes qui y sont indiquées.

Le salarié qui n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte n’est pas entravé, il peut réclamer à son employeur le paiement de ce qui lui est dû.

Cela ne signifie pas que le salarié peut réclamer son dû pendant une période qui s’étend à l’infini car la prescription s’applique aux relations employeur/salarié. Par prescription, il faut comprendre que passé un certain délai fixé par la loi, le salarié ne peut plus faire valoir ses droits.

Après avoir purgé une peine d’emprisonnement de quatre ans un salarié saisit le Conseil des prud’hommes à l’effet d’obtenir le versement des sommes inscrites sur le reçu pour solde de tout compte qu’il avait reçu juste avant son incarcération mais n’a jamais signé et des dommages-intérêts pour préjudice.

Cette affaire fournit à la Cour de cassation l’occasion d’apporter deux réponses importantes. La Cour de cassation juge que le reçu pour solde de tout compte non signé par le salarié n’a pas valeur de preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées. Sur ce point elle donne raison au salarié mais sans lui donner satisfaction pour autant.

La Cour de cassation précise que l’absence de signature du reçu pour solde de tout compte ne suspend pas la prescription qui est le délai maximal pour agir en justice. Le salarié voit sa demande rejetée car il aurait dû porter son affaire en justice dans les deux ans ayant suivi son départ de l’entreprise. Peu importe s’il en a été empêché en raison de son incarcération (Cour de cassation chambre sociale 14 novembre 2024 n° 21.22-540).

2) Le salarié a signé le reçu pour solde de toute compte

Le salarié dispose d’un délai de six mois suivant la signature du reçu pour solde de tout compte pour le dénoncer (contester). Avant l’achèvement de ce délai de six mois, le salarié peut tout contester y compris les sommes qui y sont mentionnées.

Passé le délai de six mois, le reçu pour solde de tout compte devient libératoire pour l’employeur. En d’autres termes, le salarié ne pourra plus contester les sommes qui y sont indiquées devant le Conseil des prud’hommes.

En toute hypothèse l’effet libératoire du reçu pour solde de tout compte s’applique uniquement aux sommes mentionnées.

Même si le délai de six mois suivant la signature du reçu pour solde de tout compte est dépassé, le salarié peut toujours exercer une action en justice pour les sommes qui n’y sont pas mentionnées mais dans les limites du délai de prescription.

A titre d’exemple, un salarié signe le reçu pour solde de tout compte mentionnant l’encaissement d’une indemnité de licenciement.

Le fait que le délai de six mois soit dépassé ne l’empêche pas de contester son licenciement – pour le faire juger comme étant sans cause réelle et sérieuse pendant les douze mois suivant la rupture du contrat de travail.

Il y a moins de six mois, vous avez signé le reçu pour solde de tout compte mais après vérification vous n’êtes pas d’accord avec les sommes encaissées et/ou vous estimez que d’autres sommes auxquelles vous avez droit ont été omises.

Vous devez impérativement dénoncer le reçu pour solde de tout compte par lettre recommandée avec demande d’avis de réception envoyée à votre ex-employeur (Code du travail article D1234-8).  La lettre recommandée électronique (LRE) n’est pas valable, vous devez utiliser la lettre recommandée AR sur support papier déposée dans un bureau de Poste et livrée par un facteur.

Si le délai de six mois suivant la signature est dépassé, vous pouvez dénoncer le reçu pour solde de tout compte mais uniquement pour les sommes qui n’y sont pas mentionnées. Dans tous les cas, il est obligatoire d’effectuer la dénonciation du reçu pour solde de tout compte d’abord auprès de votre ex-employeur. Ensuite seulement vous pourrez saisir le Conseil des prud’hommes.

Un salarié qui avait saisi le Conseil des prud’hommes avant la fin du délai de six mois a vu ses demandes rejetées, son action ayant été considérée comme hors délai ! A cause d’une règle curieuse créée par la Cour de cassation. Dans cette affaire, La Cour de cassation a jugé que la dénonciation du reçu pour solde de tout compte peut résulter de la saisine du Conseil des prud’hommes mais à condition que la Convocation de l’employeur devant le Bureau de conciliation intervienne avant la fin du délai de six mois.

Ce qui en pratique est impossible en raison de la surcharge de travail des greffes des conseils de prud’hommes.

Vous n’avez pas à dénoncer un reçu de tout compte que vous n’avez pas signé puisqu’il est sans valeur. Dans ce cas, envoyez une lettre recommandée avec avis de réception à votre employeur indiquant ce que vous réclamez précisément. Ensuite, vous pourrez saisir le Conseil des prud’hommes. Que vous ayez ou non signé le reçu pour solde de tout compte, il ne faut pas oublier la question de la prescription, le délai à l’issue duquel un salarié ne peut plus rien réclamer à son ex-employeur.

L’article L 1471-1 du Code du travail dispose que la prescription des actions du salarié, le délai au-delà duquel il ne peut plus agir contre son ex-employeur est fixé à :

- douze mois en cas de contestation de la rupture du contrat de travail que le licenciement soit fondé sur un motif personnel ou un motif économique, ou encore pour contester une mise à la retraite d’office,

- deux ans pour les demandes relatives à l’exécution du contrat de travail,- trois ans pour les demandes de paiement de salaires, primes salariales, heures supplémentaires ...

Vous ne pouvez pas vous contenter d’écrire à votre employeur que vous dénoncez le reçu pour solde de tout compte ni dire simplement qu’une somme supérieure vous est due.

Il est indispensable de motiver la dénonciation du reçu pour solde de tout compte en indiquant le plus précisément possibles ce que vous demandez en chiffrant et en motivant chaque demande.

Attention. Salarié, conservez soigneusement tous les documents liés à la rupture de votre contrat de travail, notamment convocation à l’entretien préalable, lettre de licenciement, reçu pour solde de tout compte que vous l’ayez signé ou non, bulletins de salaires, courriers et mails envoyés et reçus de votre ex-employeur etc.

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les six mois suivants sa signature. Une fois les six mois écoulés il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont inscrites. En revanche, le salarié peut toujours contester le bien-fondé de son licenciement ou sa mise à la retraite d’office même si le délai de six mois est dépassé.

La dénonciation du reçu pour solde de tout compte doit être adressée à votre ex-employeur sous forme de lettre recommandée avec avis de réception sur support papier déposée dans un bureau de Poste.

Votre lettre doit indiquer de manière précise les droits revendiqués en chiffrant et en motivants chaque demande.

Il n’existe pas de modèle type officiel de dénonciation du reçu pour solde de tout compte. Nous vous proposons à titre indicatif le modèle de lettre ci-dessous que vous pouvez adaptez à votre situation.

Modèle de lettre de dénonciation du reçu pour solde de tout compte.

Nom, prénom, adresse du salarié

Emploi occupé avant le départ

Nom et adresse de l’entreprise employeur

A … (ville) le … (date)

Lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Objet : dénonciation du reçu pour solde de tout compte.

Monsieur le directeur (Madame la directrice),

Conformément aux dispositions de l’article L 1234-20 du Code du travail, par les présentes recommandées avec avis de réception, je dénonce le reçu pour solde de tout compte que j’ai signé le … (date).

Je suis en désaccord avec la somme de ... € que vous m’avez versée pour les motifs précisés ci-dessous accompagnés du détail des sommes manquantes.

Indiquez précisément les points que vous contestez avec indication chiffrée pour chaque poste.  

Exemples 

- Vous m’avez versé une indemnité de licenciement d’un montant de … €. Or, elle s’élève selon mes calculs à la somme de … € (expliquez pourquoi,) car mon ancienneté dans l’entreprise a été mal décomptée. Vous devez à ce titre me verser la somme manquante qui s’élève à … €

- L’indemnité compensatrice de congés payés non pris calculée par vos soins s’élève à … € alors qu’elle est selon mes calculs d’un montant de … €. Il manque … (nombre) de jours de congés non pris.

La somme manquante s’élève à … € que je vous vous demande de me verser.

En conséquence, je vous demande de me verser dans les plus brefs délais, la somme de … € correspondant au total des sommes détaillées et motivées ci-dessus. 

Dans l’attente d’un prompt règlement, je vous prie de croire, Monsieur le directeur, à l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

*Modèle de lettre donné à titre indicatif.